株式会社リバティヒル
『個人情報保護対策規定』
１.はじめに
株式会社リバティヒル（以下、当社という。）は、近年における個人情報に関わる社会的状況を十分勘案した上で、利用者の皆様から信頼が得られる施設運営に取り組んでまいります。そこで、現行の「個人情報の保護に関する法律」遵守を目的とした個人情報保護規定を策定する事により、個人情報保護への具体的対策を講じて行く事といたします。
２.個人情報保護対策
①法令・規範の遵守
当社は、個人情報保護法に関して適用される法令、規範を遵守し保有している個人情報の保護に積極的に取り組みます。
②個人情報の収集・利用・提供
当社は、当該の方の同意に基づいた個人情報の収集、利用提供を適正に推進します。
③個人情報の管理
当社が保有する個人情報への不正なアクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩等の防止に努め、厳正な管理の下で安全に蓄積、保管します。
④個人情報の外部委託
個人情報の処理を外部に委託する場合には、慎重に委託業者を選定し、漏洩や目的外利用が行われないように厳重な管理体制を築きます。
⑤個人情報の開示・訂正・利用停止
当社が保有する個人情報について、本人から開示、訂正、利用停止等の要求があった場合には、迅速、適正に対応します。
⑥個人情報に対する社内体制
個人情報保護責任者を任命し、個人情報保護規定(社内規定)を定める事により個人情報保護の実行にあたります。
３.個人情報保護規定
①個人情報の利用目的
ご利用になられる方の基本情報として氏名、性別、生年月日、自宅住所、電話番号、健康状況等の情報を以下の目的で収集いたします。
- 個人を利用者として識別するため。
- 利用者の円滑な施設利用を促進するため。
- 利用者に必要な情報を提供するため。
- 利用者のお問い合わせ等に対応するため。
- 利用者からお申し込みいただいたサービス等の提供のため。
- メールマガジン等の配信、セミナーやイベントのご案内等のため。
- 当サイトが実施するアンケートへのご協力のお願いのため。
- 当サイトのサービス向上・改善、新サービスを検討するための分析等を行うため。
- 個人を識別できない形で統計データを作成し、当サイトおよび利用者の参考資料とするため。
②個人情報の収集
適正かつ公正な手段で利用者の個人情報収集に努めます。
- ご利用申込みの段階で特定の用紙に任意でご記入いただき、ファイルで保管すると共にＰＣデータとして蓄積・保管される。
- 施設利用履歴に関しては、その都度PCサーバーにデータとして蓄積、保管される。
③個人情報の管理
個人情報への不正なアクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩等の防止に努め、厳正な管理の下で安全に蓄積、保管します。ご利用者の皆様のご理解ご協力の下、常に情報の最新化を図り、必要の無くなった個人情報は、迅速に破棄します。
④個人情報の提供
収集した個人情報は、下記のいずれかに該当する場合を除き、第三者に提供することはありません。
- 法令に基づく適正な提供要求があった場合
- 事前にご利用者の承認、同意を得た場合
⑤個人情報の外部委託
ご利用者に予め明示した目的の範囲外で、個人情報の取り扱いを外部に委託する事はありません。
⑥個人情報の開示・訂正・利用及び提供の停止
利用者から保有している情報の開示及び訂正の請求があった場合は、迅速に対応いたします。また、利用者からご自身の個人情報の利用または提供の停止の請求があった場合は、利用及び提供を迅速に停止します。但し、運営上最低限必要な個人情報は除外とさせていただきます。
４.組織体制の確立
当団体におきましては、個人情報保護規定を実践していく上での組織体制を確立いたします。
①責任者の選定
- 個人情報保護に関する統括責任者とする。
- 各事業担当を各部門責任者とする。
②従業員の管理
- 個人情報保護に関する従業員教習を定期的に実施することにより、従業員の理解を深め、啓蒙に努めます。
- 入社時、退社時に関係者の個人情報保護について、個別に面談を実施します。
- 日常業務を通じて具体的かつ直接的に指導、教育します。
- 従業員に対して個人情報保護規定遵守を義務付け、不当な行為が確認された場合には、就業規則に則り、懲罰を科すものとします。
③個人情報に関するお問い合わせ窓口の設置
- 個人情報に関する代表お問い合わせ窓口を設置、周知する。
- お問い合わせについては、責任者が対応させていただきます。
５.個人情報流出への対応
個人情報流出が確認および疑われたときには、統括責任者へ報告すると共に関係各所（自治体含む）へ速やかに報告する。統括責任者が必要と判断した場合には、特別委員会を開催して対応を検討する。特に、指定管理者施設においては、所管先の指示に従うものとする。
以 上
